1. أن تتفق جميع المشاركات مع المبادئ
والقيم والأحكام الإسلامية، والأنظمة والتقاليد المرعية.
2. ألا يتعارض محتوى المادة مع أهداف جامعة الملك عبد العزيز ووزارة
التعليم العالي وغاياتها.
3. أن يكون موضوع المشاركة المقدمة ضمن موضوعات محاور المؤتمر وفعالياته.
4. التقيد بالشروط والضوابط الخاصة بكل محور، وبكل فعالية من الفعاليات
المصاحبة.
5. أن تكون المشاركة المقدمة من فكر وعمل الطالب أو الطلبة الذين تقدموا
بها، وأن تخلو من أي شيءٍ يخل بالأمانة العلمية أو ينتقص من الحقوق الفكرية
للآخرين.
6. ألا تكون المشاركة المقدمة قد تم نشرها أو قبلت للنشر في أية مجلة علمية
أو في مؤتمر سابق داخل المملكة أو خارجها، أو حصلت على جائزة محلية أو
إقليمية أو دولية.
7. أن يكون المشارك من الطلبة المقيَّدين في جامعة الملك عبد العزيز لهذا
العام الجامعي الحالي (1434– 1435هـ) في مرحلة الدبلوم أو البكالوريوس أو
الماجستير أو الدكتوراه، أو من خريجي الفصل الدراسي الثاني للعام الدراسي
الماضي (1433-1434هـ).
8. المرفقات المطلوبة هي على النحو التالي:
أ-على طلبة البكالوريوس إرفاق إفادة انتظام أو انتساب
للجامعة موقعة من عميد القبول والتسجيل (إلكترونياً) يوضح فيها أن الطالب
لم يكمل بعدُ متطلبات التخرج.
ب-على طلبة الدراسات العليا إرفاق إفادة انتظام أو انتساب
للجامعة موقعة من عميد الدراسات العليا، على أن يوضح بها أن الطالب لم تتم
مناقشة رسالته بعدُ، ولم يكمل بعدُ متطلبات التخرج.
ج-على الطلبة المتخرجين في الفصل الدراسي الثاني من العام
الجامعي 1433-1434هـ، أو الفصل الدراسي الأول من العام الجامعي 1434-1435هـ
إرفاق صورة مختومة بختم (طبق الأصل) لوثيقة التخرج، وفي حال تأخر صدور
وثيقة التخرج يكتفى بإفادة إكمال متطلبات التخرج موقعة من عميد القبول
والتسجيل أو عميد الدراسات العليا، كل فيما يخصه.
9. إرفاق السيرة الذاتية للمشارك بما لا يزيد عن صفحة واحدة، مع تضمينها
اسم الطالب، وتخصصه، وقسمه، وكليته، ومستواه الدراسي، وحالته الأكاديمية،
وجامعته، وهاتفه الجوال، وبريده الالكتروني، وعنوان مشاركته، وتحت أي محور
أو فعالية تندرج، وإذا كانت المشاركة فنية فلا بد من تسمية العمل، وبيان
خامة التنفيذ، والمقاس.
10. في حال كون العمل المقدم مشتركاً بين أكثر من طالب فلا بد من إرفاق
بيان بأسماء جميع المشاركين، ونسبة مشاركة كل واحد منهم، والجزء الذي اشترك
به، وبيان اسم المشارك الرئيس، واسم نائبه، وتوقيع جميع المشتركين
بالموافقة على تلك البيانات والموافقة على المشاركة بالعمل في المؤتمر.
11. الموافقة على نموذج الإقرار من قبل الطالب أو الطالبة، الذي سيكون
متوفراً في النظام الإلكتروني لدى التسجيل.
12. للطالب المشاركة في المحاور العلمية ببحثين علميين على الأكثر، وله
المشاركة في أكثر من فعالية من الفعاليات المصاحبة الأخرى كالابتكارات أو
الأعمال الفنية بحيث لا تزيد مشاركاته عن مشاركتين في كل فعالية، كما يحق
له المشاركة في أكثر من مجال من المجالات الفنية لكن على ألا تزيد مشاركاته
عن مشاركتين في المجال الواحد.
13. يتولى منسق الكلية مراجعة وتدقيق جميع المعلومات الشخصية المدخلة من
قبل المشارك، وقبول أو رفض المشاركة بناء على صحة المعلومات وتوفر الشروط،
ويكون ذلك تحت مسئوليته الشخصية.
تنبيهات:
1. تخضع المشاركات للفحص من قبل متخصصين، ومن قبل برنامج متخصص في
الاقتباسات العلمية (الاستلال العلمي)، وستتم محاسبة من يثبت إخلاله
بالأمانة العلمية، أو تعمده مخالفة الشروط، وسيحرم من المشاركة في الملتقى،
ويحال إلى لجنة التأديب بالجامعة، وستسحب منه الجائزة في حال اكتشاف
المخالفة بعد إعلان الفوز.
2. آخر موعد لرفع المشاركات من قبل الطلبة، وتأكيدها نهائياً من قبل منسقي
الكليات هو نهاية يوم السبت 21/12/1434هـ الموافق 26/10/2013 م.
3. عند مشاركة أكثر من طالب في مشاركة واحدة، فإن أحد معايير تحكيم
المشاركة هو مدى المناسبة بين العمل المبذول في المشاركة وعدد المشتركين
فيها.
4. عند قبول المشاركة المشتركة سيتم التواصل مع المشارك الرئيسي فقط.
5. سيراعى عند التحكيم والإعلان عن المرشحين والفائزين وتوزيع الجوائز
إيجاد أربعة مسارات: مسار للطلاب الحاليين في مرحلة البكالوريوس، ومسار
للطلبة المتخرجين من مرحلة البكالوريوس قبل بداية الفصل الثاني من العام
الجامعي الحالي 1434-1435هـ، ومسار للطلاب الحاليين في مرحلة الدراسات
العليا، ومسار لطلبة الدراسات العليا المتخرجين قبل بداية الفصل الثاني من
العام الجامعي الحالي 1434-1435هـ، علماً بأن الطلبة الذين نوقشت رسائلهم
قبل تقديم المشاركة، ولم تصدر وثائق تخرجهم، سيعاملون معاملة المتخرجين.
وفي حال اشتراك طالبين من مسارين مختلفين فإن المشاركة تضم إلى المسار
الأعلى وفقاً لترتيب المسارات المذكور أعلاه.
6. فيما عدا فعالية الإلقاء العربي يكون للطالب حرية اختيار موضوع البحث،
أو العمل الفني، أو الفعالية التي يشارك فيها.